こんにちは。BeBRAVE.S代表の明正明美（みょうしょうあけみ）です。
きょうは留守電のメッセージと電子メールのタイトルについてお話します。
ワーキングマザーのみなさんは仕事でもプライベートでも、留守電メッセージを受けたり伝えたり、ＬＩＮＥを含めてメールの送受信をよくされると思います。
留守電を受けたときに、相手の名前だけで、「あとからまたかけます」とか、「折り返しお電話ください」とかのメッセージのみという経験はありますか？
私は何度か仕事でそのような留守電メッセージをいただいたことがあるのですが、これは少し不親切だなと思います。用件がまったくわからないので不安になるのです。心の準備ができませんし、あとでまたかけますと言っているけど、こちらからかけたほうがいいのではないか、このような判断ができないのです。実際、かかってくるのを待っていたら、また留守電で、折り返しがないのでまたお電話しました、できればお電話いただきたいです。って…お怒り気味なのがわかってツラいです。
「○○の件でお電話しました」これだけで受け手としては大変ありがたいのです。
あまり長々と説明する必要はありませんし、すべきでもありませんが、最低限の情報が欠如していると相手に余計な負担をかけます。
メッセージを伝える側にとっては「自分の用件」だけですが、受ける側は同じ会社の他の部署、他の人ともやりとりがあるのです。
知人友人とのやりとりでも同じで。
これは電子メールのタイトルにも同じことがいえます。
個人でアドレスを所有している場合、会社や部署で共有している場合など様々ですが、どちらにしてもタイトルで誰宛のどのような用件かがある程度わからないと読み落とすリスクがありますし、あとでその案件を探すのに大変苦労します。
「用件」や「問い合わせ」「質問」という漠然としたタイトルは大変困ります。相手に対し不要な負担をかけることになります。
電子会議室で扱うような機密性の高い要件ではないのですから、できれば用件が一目瞭然というのが一番です。
タイトルに自分の名前と、簡単な要件、例えば「1月25日(月)10時からの営業会議について」などが書いてあればアドレス共有の場合、他の人もわかるので、万が一のダブルブッキング防止にもなります。ラインのようにタイトルのないもであっても、少し間が開いたときのやりとりなどには冒頭に用件を簡潔に書くなどの工夫があれば長々スクロールの手間も省けます。
相手側の立場になって考えるってことですが、仕事なら当然との声が聞こえてきそうですが、当然というほどにはできていないことは誰しも感じていることではないでしょうか。
人のふり見てわがふり直せとはよくいったものです。
私自身も何回か続いた案件によってはじめて思い至ったところです。
反省です…
